履歴書・職務経歴書の書き方ガイド｜テンプレート付き

「履歴書と職務経歴書、何をどう書けば書類選考を通過できるのか分からない」——転職活動を始めた多くの人がつまずくのがこの悩みです。この記事を読めば、2種類の書類の役割の違い、項目ごとの具体的な書き方、コピペで使えるテンプレート例、そして書類選考で落ちやすいNGパターンまで、提出までに必要な知識が一通り身につきます。

書類選考は、面接にたどり着くための最初の関門です。採用担当者は1通あたり数十秒〜1分程度しか目を通さないとされており、その短時間で「会ってみたい」と思わせる構成・表現が求められます。プロの視点で書類添削を受けられるエージェントは【2026年版】転職エージェントおすすめランキングで比較しているので、自力での作成に不安がある方は併せて確認してみてください。

履歴書と職務経歴書の違い

履歴書と職務経歴書は、それぞれ異なる目的を持つ書類です。「同じような内容を2枚書くのは無駄では?」と感じる方もいますが、役割がはっきり分かれているため両方が必要です。まずは以下の表で違いを確認しましょう。

転職活動では、原則として履歴書と職務経歴書をセットで提出します。履歴書で基本情報を伝え、職務経歴書で「何ができるか」を詳しくアピールするという役割分担です。新卒採用では履歴書（とエントリーシート）が中心ですが、中途採用では職務経歴書のほうが重視される傾向があります。即戦力性を判断する材料になるためです。

書き始める前の準備（キャリアの棚卸し）

いきなり書き始めると、項目の途中で手が止まったり、後から内容を入れ替えたくなったりしがちです。先にキャリアの棚卸しをしておくと、履歴書・職務経歴書のどちらもスムーズに作成できます。次の3点をメモ程度で構いませんので整理しておきましょう。

• 担当業務の一覧：在籍した会社ごとに、担当した業務を時系列で書き出す。役割（担当・リーダー・マネージャー等）も添える
• 実績・成果の数値化：売上・件数・期間・人数・改善率など、数字で表せるものを洗い出す。「前年比」「目標比」のように比較軸を付けると伝わりやすい
• 使用スキル・ツール：使ったソフト・言語・ツールと習熟度、保有資格を一覧化する

この棚卸しの段階で、自分の強みやアピールできるエピソードが見えてきます。応募先の求人票（求める人物像・必須/歓迎スキル）と照らし合わせると、どの経験を前面に出すべきか判断しやすくなります。

履歴書の書き方

基本情報

履歴書の冒頭には、氏名・生年月日・住所・連絡先を記載します。記載時のポイントは以下のとおりです。

• 日付：提出日（郵送の場合はポスト投函日、持参の場合は当日の日付、メールの場合は送信日）を記載する
• 写真：3ヶ月以内に撮影した証明写真を使用。スーツ着用が基本。スピード写真より写真館やデータ仕上げのほうが印象が安定しやすい傾向があります
• 住所：都道府県から省略せずに記載する。番地・建物名・部屋番号まで正確に書く
• 連絡先：日中連絡が取れる電話番号と、ビジネス用途にふさわしいメールアドレスを記載する（フリーメールでも問題ありませんが、ニックネームのみのアドレスは避けるのが無難です）

学歴・職歴

学歴は高校卒業から記載するのが一般的です。職歴は時系列で記載し、以下のポイントを押さえましょう。

• 会社名は正式名称で記載する（「（株）」ではなく「株式会社」）
• 入社・退社の年月を正確に記載する。在籍期間の食い違いは経歴詐称を疑われる原因になるため、源泉徴収票や雇用契約書で確認しておくと安心です
• 現在在職中の場合は「在職中」または「現在に至る」と記載する
• 退職した場合は「一身上の都合により退職」と記載するのが一般的（会社都合の場合は「会社都合により退職」）
• 最終行に「以上」と記載する

免許・資格

免許・資格は取得年月が古い順に記載します。応募職種に関連する資格を優先し、関連性の低い趣味的な資格は省いても構いません。記載のポイントは次のとおりです。

• 資格名は略称ではなく正式名称で書く（例：「英検」→「実用英語技能検定」、「TOEIC」は「TOEIC Listening & Reading Test ◯◯点」）
• 運転免許は「普通自動車第一種運転免許」のように正式名称で記載する
• 取得予定・勉強中の資格は「〇〇取得に向けて学習中」と書くと意欲のアピールになる場合があります

志望動機

志望動機は、採用担当者が「なぜこの会社を選んだのか」を確認する重要な項目です。以下の構成で書くとまとまりやすくなります。

1. 結論：なぜその企業に応募したのか（1〜2文）
2. 根拠：これまでの経験やスキルとの関連性（2〜3文）
3. 入社後の展望：入社後にどのように貢献したいか（1〜2文）

テンプレート例：

「前職で培った〇〇の経験を活かし、貴社の〇〇事業に貢献したいと考え、応募いたしました。特に、貴社が注力されている〇〇分野は、私が前職で〇〇に取り組んだ経験と親和性が高く、即戦力として貢献できると考えております。入社後は、〇〇の推進を通じて、チームの成果向上に寄与してまいります。」

志望動機は「その会社でなければならない理由」が伝わるかどうかが鍵です。どの企業にも当てはまる内容（「成長できる環境だから」など）だけでは説得力に欠けます。企業の事業内容・製品・社風など、具体的な要素に触れて書くと差がつきやすくなります。

自己PR（履歴書）

履歴書の自己PR欄はスペースが限られているため、最も伝えたい強みを1つに絞って簡潔に記載しましょう。具体的なエピソードを添えると説得力が増します。詳しい内容は職務経歴書側で展開する前提で、履歴書では「結論+一言の根拠」程度にとどめるとバランスが取れます。

本人希望欄

本人希望欄は、原則として「貴社の規定に従います」と記載するのが無難です。ただし、勤務地や職種、入社可能時期など、応募の前提として必ず伝えておくべき条件がある場合は具体的に記載します。希望年収を自分から書く必要は基本的にありません（面接や条件交渉の段階で調整するのが一般的です）。

職務経歴書の書き方

職務要約

職務経歴書の冒頭には、これまでのキャリアを3〜5行で要約します。採用担当者が最初に目を通す部分なので、「何ができる人材か」がひと目でわかるように記載しましょう。

テンプレート例：

「大学卒業後、株式会社〇〇に入社し、約〇年間にわたり〇〇業務に従事してまいりました。〇〇の担当として〇〇件のプロジェクトに携わり、〇〇の成果を達成しています。直近では〇〇のリーダーとして、チーム〇名のマネジメントも経験しております。」

職務経歴の形式（編年体・逆編年体・キャリア式）

職務経歴の書き方には大きく3つの形式があります。自分の経歴やアピールしたい内容に合わせて選びましょう。

職務経歴

職務経歴は、企業ごとに以下の情報を記載します。

• 在籍期間：入社年月〜退社年月
• 企業名・事業内容・規模：会社の概要が伝わる情報（資本金・従業員数・事業内容など）。社名だけでは伝わらないため、簡単な会社概要を添えると規模感が伝わります
• 所属部署・役職：配属先と役割
• 業務内容：担当した業務を箇条書きで具体的に記載
• 実績・成果：数値で表現できる実績を優先して記載（「売上前年比120%達成」「業務効率を30%改善」など）

スキル

職務経歴書には、保有するスキルを一覧で記載するセクションを設けましょう。レベル感が伝わるよう、「実務で日常的に使用」「基本操作が可能」などの注釈を添えると親切です。

• PCスキル：使用ソフト・ツール（Excel・PowerPoint・SAPなど）とレベル。ExcelであればVLOOKUPやピボットテーブルなど具体的な機能まで書くと伝わりやすい
• 語学力：TOEIC点数や実務での使用経験（「英語でのメール対応・会議参加の経験あり」など）
• 資格：業務に関連する資格を記載
• 専門スキル：職種固有のスキル（プログラミング言語・マーケティングツール・会計ソフトなど）

自己PR（職務経歴書）

職務経歴書の自己PRは、履歴書よりも詳細に記載できます。以下の構成で書くとわかりやすいです。

1. 強みの提示：自分の強みを端的に表現（1文）
2. 具体的なエピソード：その強みを発揮した場面を詳しく記載（3〜5文）
3. 成果：数値や具体的な結果で示す（1〜2文）
4. 入社後の活かし方：その強みをどう活かすか（1〜2文）

自己PRは「強み」と「その強みが応募先で再現できること」をセットで示すのがポイントです。過去の実績だけで終わらせず、「同じやり方で貴社でも成果を出せる」という再現性まで言及すると、採用担当者が活躍イメージを描きやすくなります。

志望動機・自己PRに使えるフレーズ集

表現に迷ったときの参考として、構成の型をいくつか挙げておきます。あくまで雛形なので、自分の経験に合わせて具体的な数字・固有名詞を入れて使ってください。

• 課題解決型：「前職では〇〇という課題に対し、〇〇という施策を実行し、〇〇という成果につなげました。」
• 継続・改善型：「〇〇を〇年間継続し、その中で〇〇の改善を重ね、〇%の効率化を実現しました。」
• 巻き込み型：「〇名のメンバーや他部署を巻き込み、〇〇のプロジェクトを推進しました。」

いずれも「行動」と「結果」をセットにするのが共通点です。「頑張りました」「努力しました」といった主観的な表現だけでは評価につながりにくいとされています。

書き方のNG例

よくある失敗パターンを確認しておきましょう。避けるべきポイントを把握することで、書類選考の通過率が向上する傾向があります。

• 抽象的な表現：「コミュニケーション力がある」だけでは伝わらない。具体的な場面と成果を添える
• 数値がない実績：「売上に貢献した」ではなく「売上前年比115%を達成」と数値で示す
• 誤字・脱字：基本的な確認不足は「仕事が雑」という印象を与えやすい。提出前に複数回チェックする
• 西暦と和暦の混在：書類全体で表記を統一する
• 空欄が多い：記載できる内容がない場合でも「特になし」と記載する。空欄は意欲の低さに映る場合があります
• 長すぎる職務経歴書：A4で3枚以上になる場合は、重要なポイントに絞って簡潔にまとめる
• 前職の批判：退職理由で前の会社を批判するような表現は避ける
• 使い回しが透けて見える：志望動機に社名を入れ忘れる、他社向けの内容が残っている等のミスは印象を大きく下げます

提出時のマナー

メール送付の場合

• PDF形式で送付するのが基本（レイアウト崩れを防ぐため）
• ファイル名は「履歴書_氏名_日付.pdf」のようにわかりやすくする
• パスワードを設定する場合は、パスワードを別メールで送る
• 送付メールの本文にも簡単な挨拶と添付書類の一覧を記載する
• 件名は「応募書類の送付（氏名）」のように一目で内容が分かるようにする

郵送の場合

• A4サイズの書類はクリアファイルに入れ、折らずに角形2号の封筒で送る
• 封筒の左下に「応募書類在中」と赤字で記載する
• 送付状（カバーレター）を同封する
• 余裕を持ったスケジュールで投函する（指定がある場合は必着・消印有効の別を確認する）

面接時に持参する場合

• クリアファイルに入れて持参する
• 予備として2〜3部用意しておくと安心
• 自分の手元にも1部控えを残しておく（面接前の確認用）

よくある質問（FAQ）

Q. 履歴書は手書きとパソコン作成、どちらが良いですか?

中途採用ではパソコン作成が一般的になっています。読みやすく、修正もしやすいためです。ただし応募先から手書き指定がある場合や、丁寧さを特に重視する企業もあるため、求人票の指定があればそれに従いましょう。指定がなければパソコン作成で問題ない場合が多いとされています。

Q. 職務経歴書は何枚にまとめるのが適切ですか?

A4で1〜2枚が目安です。経験が豊富な場合でも3枚以内に収めるのが無難とされています。情報を詰め込みすぎると要点が伝わりにくくなるため、応募職種に関連する経験を中心に、メリハリをつけてまとめましょう。

Q. 転職回数が多い場合、どう書けばよいですか?

すべての職歴を正確に記載するのが原則です。そのうえで、業務内容ごとにまとめる「キャリア式」の形式を使うと、転職回数の多さよりもスキルの一貫性を見せやすくなります。短期離職が続いた場合は、職務要約や自己PRで「身につけた専門性」を軸に整理すると、ネガティブな印象を和らげられる場合があります。

Q. ブランク（離職期間）があると不利になりますか?

ブランクそのものよりも、その期間に何をしていたかが見られる傾向があります。資格取得・学習・育児・介護・療養など、事実を簡潔に記載し、現在は就業可能であることを伝えれば、過度に不利になるとは限りません。空欄のまま放置すると説明不足に映るため、ひと言添えておくのがおすすめです。

Q. 在職中で退職日が確定していない場合、入社可能時期はどう書けばよいですか?

本人希望欄や面接で「内定後、引き継ぎ等を経て〇ヶ月以内に入社可能」のように目安を伝えるのが一般的です。一般的な引き継ぎ期間は1〜2ヶ月程度とされますが、就業規則や担当業務によって異なります。確実に守れる時期を伝えるのが信頼につながります。

Q. 自分で書くのが不安です。添削してもらう方法はありますか?

転職エージェントの多くは、登録者向けに無料で書類添削を行っています。応募先企業や職種に合わせて、採用担当者目線でのアドバイスを受けられるのが利点です。複数社に登録して比較したい方は転職サイトおすすめ比較も参考にしてください。

まとめ

履歴書・職務経歴書の書き方のポイントをまとめます。

1. 履歴書は正確さと丁寧さを重視する。誤字・脱字のチェックは欠かさない
2. 職務経歴書は具体性が命。業務内容と実績は数値を交えて記載する
3. 志望動機・自己PRは応募先ごとにカスタマイズする。使い回しは見抜かれやすい
4. 書き始める前にキャリアの棚卸しをしておくと、内容に一貫性が出る
5. 転職エージェントを利用すれば、書類の添削を受けられる。プロの視点を活用しよう
6. 書類選考は「会ってみたい」と思わせることがゴール。読みやすさを意識して作成する

書類作成に自信がない方は、転職エージェントの書類添削サービスを活用するのも一つの方法です。採用担当者の目に留まる書類を作成し、転職活動を有利に進めましょう。

※本記事の情報は2026年5月時点のものです。応募先企業によって求められるフォーマットや内容が異なる場合があります。

※掲載しているテンプレートは一般的な例であり、業界や職種によって適切な書き方は異なります。

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